Pelatihan Digitalisasi Arsip dan Dokumen untuk Meningkatkan Efisiensi Administrasi Organisasi OSIS di SMK PGRI Pekanbaru
Keywords:
Digitalisasi Arsip, Manajemen Dokumen, Efisiensi Administrasi, OSIS, Komputasi AwanAbstract
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini dilatarbelakangi oleh tantangan pengelolaan arsip dan dokumen secara manual pada organisasi OSIS di SMK PGRI Pekanbaru. Sistem berbasis kertas menyebabkan seringnya kehilangan dokumen, lambatnya pencarian informasi, dan tidak efisiennya proses administratif, terutama saat pergantian kepengurusan. Fokus utama penelitian ini adalah mengkaji efektivitas pelatihan digitalisasi menggunakan perangkat berbasis cloud seperti Google Drive, Google Docs, dan aplikasi pemindai mobile untuk mentransformasi alur kerja administratif OSIS. Penelitian ini menggunakan pendekatan kuantitatif melalui metode Quasi-Experimental. Sampel penelitian melibatkan anggota OSIS dan guru pembina di SMK PGRI Pekanbaru yang dipilih melalui teknik purposive sampling. Data dikumpulkan melalui observasi kelas, kuesioner skala Likert, serta pre-test dan post-test untuk mengukur kompetensi digital dan efisiensi administratif peserta. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelatihan digitalisasi secara signifikan mampu: Meningkatkan Efisiensi Administratif: Waktu pencarian dokumen berkurang hingga 75%. Meningkatkan Literasi Digital: Kompetensi digital anggota OSIS meningkat sebesar 60%. Meningkatkan Keamanan Dokumen: Risiko kehilangan dokumen berkurang secara signifikan melalui penyimpanan berbasis cloud. Meningkatkan Keberlanjutan Organisasi: Sistem arsip digital yang terstandarisasi terbentuk, menjamin kesinambungan lintas pergantian kepengurusan OSIS.References
Budiman, H. (2017). Peran teknologi informasi dan komunikasi dalam pendidikan. Al-Tadzkiyyah: Jurnal Pendidikan Islam, 8(1), 31-43.
Ermawati, E., & Sari, D. P. (2023). Digitalisasi arsip sekolah dalam mendukung good governance lembaga pendidikan. Jurnal Kearsipan, 18(1), 45-58.
Hakim, L. (2024). Implementasi Google Workspace for Education dalam manajemen dokumen organisasi siswa. Jurnal Teknologi Pendidikan Nusantara, 5(2), 78-89.
Hendrawan, M. R., & Ulum, M. C. (2017). Pengantar kearsipan: Dari isu kebijakan ke manajemen. UB Press.
Latif, F., & Pratama, A. W. (2015). Perancangan sistem informasi manajemen arsip elektronik. Jurnal Ilmiah FIFO, 7(2), 119-128.
Muhidin, S. A., Winata, H., & Santoso, B. (2016). Pengelolaan arsip digital. Pendidikan Bisnis & Manajemen, 2(3), 178-183.
Novendra, R., Turnandes, Y., Juliani, F., Afrilli, R., & Suprianto, J. (2025). Pelatihan keterampilan digital content creator bagi guru Ponpes Ulil Albab Alja'afariyah. J-COSCIS: Journal of Computer Science Community Service, 5(1), 46-54. DOI: https://doi.org/10.31849/jcoscis.v5i1.22057
Ohara, M. R., & Turnandes, Y. (2025). Pelatihan self digital branding dalam membangun identitas digital yang kreatif dan berdaya saing bagi siswa-siswi SMK Negeri 6 Pekanbaru. Sinergi Abdi Nusantara: Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 1(1), 31-37. https://ptifoundation.id/index.php/san/article/view/19
Prasetyo, A. B., & Susanto, H. (2023). Integrasi kecerdasan buatan dalam penyusunan bahan ajar visual di era digital. Jurnal Teknologi Pendidikan Nusantara, 4(1), 45-58.
Sugiarto, A., & Wahyono, T. (2015). Manajemen kearsipan modern: Dari konvensional ke basis komputer. Gava Media.
Turnandes, Y., Novendra, R., Pane, E. P., & Purwanti, L. (2025). Pelatihan penggunaan ChatPDF dan ChatGPT dalam pembelajaran interaktif bagi guru Ponpes Ulil Albab Alja'afariyah. J-COSCIS: Journal of Computer Science Community Service, 5(1), 162-169. DOI: https://doi.org/10.31849/jcoscis.v5i1.22081
Vebby, V., & Turnandes, Y. (2025). Pelatihan aplikasi Gamma AI sebagai alat bantu kreatif dalam pembelajaran dan presentasi siswa-siswi SMKN 5 Pekanbaru. J-COSCIS: Journal of Computer Science Community Service, 5(2), 329-335. DOI: https://doi.org/10.31849/pcnsq128
